Digitalisierung – mit Prozess-Automatisierung beginnen

Die gezielte und konsequente Prozessautomatisierung ist ein kritischer Erfolgsfaktor, um als Unternehmen nicht den Anschluss zu verlieren.

Die Digitalisierung ist unaufhaltbar und verändert die Marktsituation in vielen Branchen. Zeitintensive manuelle interne Arbeitsabläufe, basierend auf E-Mail oder Excel etc., behindern viele Unternehmen. Sie drohen den Anschluss zu verlieren. Die gezielte und konsequente Prozessautomatisierung ist deshalb ein kritischer Erfolgsfaktor.

Digitale Ökosysteme

Im Rahmen der Digitalisierung entstehen digitale Ökosysteme. Dabei werden Dienstleistungen und Produkte über digitale Kanäle (Web-Portale und APIs für Handy, etc.) angeboten. Der Kunde tritt in den Mittelpunkt der Wertschöpfung. Traditionelle Wertschöpfungsketten werden aufgebrochen, neue entstehen: In der sogenannten App Economy kombinieren Startups digitale Dienste mit neuen Angeboten. Der Wettbewerb verschärft sich. Daten sind der neue Rohstoff.

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Abbildung 2: Digitale Ökosysteme (Quelle: Forrester)

Als gutes Beispiel dient die Musikindustrie: CDs gehören der Vergangenheit an. Heute beziehen wir Musik «on-demand» aus der Cloud. Die Musik Apps auf dem Handy haben dem portablen CD-Player den Garaus gemacht. Stattdessen bezieht man heute Musik als Abonnement. Die zwei, drei beliebtesten Apps beherrschen den Markt. Es gewinnt, wer innert Stunden bis Tagen auf geänderte Bedürfnisse der Kunden reagieren kann.

Vier Initiativen zur nachhaltigen Digitalisierung

Die Digitalisierung entwickelt sich rasant. Um als Unternehmen nachhaltig wettbewerbsfähig zu sein, sind nachfolgende Massnahmen entscheidend:

  • Produkte und Dienstleistungen über digitale Kanäle anbieten
  • Sich über Kundenorientierung differenzieren
  • Sich rasch an ändernde Kundenbedürfnisse sowie Marktbedingungen anpassen
  • Die internen Kostenstrukturen verbessern, um preislich mithalten zu können

Viele Unternehmen verfolgen deshalb eine oder mehrere der nachfolgenden Initiativen:

  • Web-Portale und APIs – ausbauen
  • User Experience – verbessern
  • Time-to-Market – verkürzen
  • Kostenreduktion – durchsetzen

Im Folgenden zeigen wir, dass mittels Prozessautomatisierung alle vier Initiativen gleichzeitig unterstützt werden und dass darüber hinaus Synergien zwischen diesen Initiativen genutzt werden können.

Was ist Prozessautomatisierung?

Ein Prozess besteht aus einer definierten Abfolge von einzelnen Arbeitsschritten. Unter Prozessautomatisierung verstehen wir die Automatisierung von solchen Arbeitsabläufen, die bisher teilweise oder vollständig manuell ausgeführt werden. Bei der Prozessautomatisierung wird zwischen folgenden Vorgehen differenziert:

  • Workflow-Management: Formularbasierte Workflows zur Unterstützung von manuell ausgeführten Arbeitsschritten. Damit steigt die Effizienz und Qualität der Arbeit von Mitarbeitenden.
  • Automatisierung: Repetitive Arbeitsschritte sollen mittels IT automatisch möglichst automatisiert werden. Damit werden kürzeste Antwortzeiten garantiert und Mitarbeitende von Routinearbeiten entlastet.
  • Prozess-Steuerung: Alle Arbeitsschritte eines Prozesses von einem IT-System koordinieren und überwachen lassen. Der Benutzer oder Kunde kann damit via Web Portal oder via Mobile App Einfluss auf den Prozess nehmen.

Die Automatisierung jedes einzelnen Arbeitsablaufs scheint unwichtig, weil es ohne auch geht. Weshalb soll man deshalb den Aufwand für die Automatisierung betreiben? Wir von der ipt sind überzeugt: Diese Automatisierung ist die Grundlage für das Bestehen in einer digitalisierten Welt!

Mit Prozessautomatisierung beginnen

Die nachfolgende Tabelle zeigt, wie man mittels einer gezielten und konsequenten Automatisierung der manuellen Arbeitsabläufe die obgenannten Digitalisierungs-Initiativen nachhaltig unterstützt.

Web Portale und APIs    

  • Komplettes anstatt reduziertes Online-Angebot offerieren

User Experience    

  • Kurze Antwortzeiten garantieren
  • Bearbeitungsfehler reduzieren
  • Kunde jederzeit über aktuellen Prozesszustand informieren

Time-to-Market    

  • Sich änderndes Kundenverhalten sofort erkennen
  • Anpassungen bei internen Prozessen greifen sofort

Kostenreduktion    

  • Abstimmungsaufwand zw. internen Teams reduzieren
  • Interne Prozesse Handy-tauglich machen und Effizienz gewinnen

Lesen Sie in unserem nächsten Blog-Beitrag , wie Prozessautomatisierung jeder dieser Initiativen zum Erfolg verhelfen wird!