Vier Digitalisierungs-Initiativen. Erfolgreich dank Prozessautomatisierung!

Web-Portale und APIs. Bessere User Experience. Produkte schneller auf den Markt bringen. Kosten reduzieren. Mit Prozessautomatisierung erreichen Sie alle Ziele.

Überleben in der digitalen Welt: Web-Portale und APIs. Bessere User Experience. Produkte schneller auf den Markt bringen und die Kosten reduzieren. Mit Prozessautomatisierung können Sie alle vier Ziele gleichzeitig erreichen.

In unserem letzten Blog-Beitrag haben wir aufgezeigt, weshalb Prozessautomatisierung die Grundlage für eine nachhaltige Digitalisierungs-Strategie darstellt.

Viele Unternehmen verfolgen im Rahmen der Digitalisierung eine oder mehrere der folgenden Initiativen:

  • Web-Portale und APIs – ausbauen
  • User Experience – verbessern
  • Time-to-Market – verkürzen
  • Kostenreduktion – durchsetzen

Die gezielte und konsequente Prozessautomatisierung unterstützt alle vier Initiativen gleichzeitig (siehe Abbildung 1). Dabei wird zwischen folgenden Vorgehen differenziert:

  • Workflow-Management: Formularbasierte Workflows zur Unterstützung von manuell ausgeführten Arbeitsschritten. Damit steigt die Effizienz und Qualität der Arbeit von Mitarbeitern.
  • Automatisierung: Repetitive Arbeitsschritte sollen mittels IT automatisiert werden. Damit werden kürzeste Antwortzeiten garantiert und Mitarbeitende von Routinearbeiten entlastet.
  • Prozess-Steuerung: Alle Arbeitsschritte eines Prozesses von einem IT-System koordinieren und überwachen lassen. Der Benutzer oder Kunde kann damit via Web Portal oder via Mobile App Einfluss auf den Prozess nehmen.
     
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Abbildung 1: Prozessautomatisierung unterstützt die Digitalisierungs-Initiativen

Nachfolgend erläutern wir, wie die Prozessautomatisierung die einzelnen Initiativen unterstützt und dabei ein wichtiger Erfolgsfaktor darstellt.

Prozessautomatisierung für Web-Portale und APIs

Ein Kunde hat für den Familienurlaub Flug, Hotel und Mietwagen online gebucht. Für die Destination benötigt er ein Visum. Das Online-Reisebüro nimmt Visumanfragen aber nur per E-Mail oder Telefon entgegen, weil es sich dabei um einen manuellen Prozess handelt. Das Web-Portal offeriert ausschliesslich Prozesse, die vom internen Buchungssystem vollständig unterstützt werden. Ein Wettbewerbsnachteil.

Wenn eine Dienstleistung oder ein Produkt via Web-Portal oder API (für Mobile Apps) angeboten wird, sind typischerweise zahlreiche Prozesse betroffen. Diese Prozesse können nicht alle 1:1 an eine bestehende Business Applikation delegiert werden. Oft fallen manuelle Zwischenschritte an.

Mit Workflow-Management können diese Zwischenschritte adressiert werden. Manuelle Prozesse können so ebenfalls via Portale und APIs bereitgestellt werden. Den Kunden freut es!

Prozessautomatisierung für User Experience

Die Kunden verlangen hohen Komfort. Sie erwarten, dass sie die Dienstleistungen und Produkte

  • jederzeit (keine Geschäftszeiten, sondern 24×7)
  • professionell (ohne Fehler) und
  • sofort (ohne längeres Warten)

nutzen können. Zusätzlich erwarten die Kunden, dass sie Prozesse, wie etwa die Bestellung einer Dienstleistung oder eines Produktes, verfolgen können. In einem Möbelhaus möchte der Kunde nach dem Kauf eines Möbelstücks über die Lieferung informiert werden. Sobald der Lieferungstermin bekannt ist, will er diesen gegebenenfalls via Web-Portal oder Mobile App verschieben.

Mittels Workflow-Management können manuelle Arbeitsschritte beschleunigt und die Fehlerquote reduziert werden. Die Verbesserung ist oft erstaunlich.

Dank der Prozess-Steuerung wird die Kontrolle über den gesamten Prozess an ein IT-System delegiert. Dieses System kann den Endbenutzer via Web-Portal oder Mobile App laufend über den aktuellen Stand informieren. Bei Bedarf kann der Kunde reagieren.

Die Verschiebung eines Liefertermins wird automatisiert an die Logistikfirma weitergeleitet. Früher musste ein Sachbearbeiter den Call Center der Logistikfirma anrufen.

Prozessautomatisierung zur Verkürzung der Time-to-Market

Als Hersteller müssen wir ändernde Kundenwünsche schnell erkennen und umsetzen können. Mit steigendem Automatisierungsgrad wird diese Erkennung schwieriger, da der direkte und persönliche Kontakt zu den Endkunden abnimmt.

Indem die einzelnen Arbeitsschritte mittels einer zentralen Prozess-Steuerung durchgängig koordiniert und überwacht werden, können Änderungen trotzdem sofort festgestellt werden.

Wenn Prozesse ändern, ist die Umschulung der Mitarbeiter oft die grösste Herausforderung. Intuitive, formularbasierte Workflows erleichtern den betroffenen Mitarbeitenden die Anpassung. Der Aufwand für die Schulung wird reduziert. Die Prozessänderungen greifen rascher.

Prozessautomatisierung zur Kostenreduktion

Kostenstrukturen sind immer ein Thema. Mit der Digitalisierung rückt dieses Thema noch weiter in den Vordergrund. Start-Ups haben oft sehr leichtgewichtige Prozesse und damit im Vergleich zu etablierten Unternehmen vorteilhaftere Kostenstrukturen. Gerade hier kann Prozessautomatisierung etablierte Unternehmen stark entlasten.

Manuelle Arbeitsschritte können mit einem Workflow-Management via Online-Formulare unterstützt werden. Jedes Team bearbeitet die pendenten Aufgaben bequem über entsprechende Arbeitsvorratslisten. Aufwendige Abstimmung zwischen den Teams entfällt.

Die zentrale Erfassung der Daten mit dem Workflow-Management begünstigt ebenfalls die Automatisierung repetitiver Arbeit.

Lesen Sie, wie die Helsana dank Prozessautomatisierung schneller am Markt agieren kann.