ipt_47151_Hauptbild.jpg

Michaela erklärt Frequent Check-in

Michaela Kuhn, HR und Mitglied der Geschäftsleitung, arbeitet seit 2015 bei ipt. Bei ipt stehen Mitarbeitende an erster Stelle. Die grösste Herausforderung ist nicht nur die passenden Talente zu finden, sondern auch die Kultur und entsprechend die Prozesse nahe an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden zu designen. Im Interview verrät Michaela, wie ipt die Mitarbeitergespräche verändert hat und wie es bei den Mitarbeitenden ankommt.

Susanne Sturm (HR-Beraterin von Sturm & Drang Consulting)Michaela, wie würdest du die Kultur von ipt beschreiben? 

Kultur ist immer schwierig zu beschreiben, es ist eher etwas, was gelebt wird. Um die ipt-Kultur zu leben, haben wir auch gewisse Strukturen bewusst geschaffen. Unsere Hierarchie ist flach, es gibt Mitarbeitende und die Geschäftsleitung (GL). Wir sind ein grosses Team (one-Team) und wir sind nicht in Business Units, Abteilungen oder gar einzelne Teams geteilt. Alle Mitarbeitenden haben einen direkten Draht in die GL, einen sogenannten Personal-Verantwortlichen, mit dem man seine langfristige Entwicklung bespricht. Obwohl wir eine örtlich verteilte Organisation sind und immer vor Ort beim Kunden arbeiten, gibt es einen regen Austausch zwischen den Mitarbeitenden. Wir haben unzählige Events zusammen und Wissen wird immer gerne geteilt.

«Bei ipt führen wir Mitarbeitergespräche agil!»
Michaela Kuhn HR + Mitglied der Geschäftsleitung ipt

Ihr habt vor kurzem die Art und Weise, wie ihr Mitarbeitergespräche führt, geändert. Wie werden Mitarbeitergespräche bei ipt neu geführt?

Wir führen sie agil. Das heisst, wir haben keinen festen Rhythmus, sondern sprechen nach Bedarf miteinander. Ein Gespräch kann von den Mitarbeitenden, Account- oder Personalverantwortlichen angeregt werden. Der Personalverantwortliche ist der Coach aus der GL und Hauptansprechpartner für die langfristige Entwicklung. Die Mitarbeitenden haben nun die Möglichkeit mit verschiedenen GL-Mitgliedern Ziele zu vereinbaren. Wir nennen das Frequent Check-in. Ein Frequent Check-in kann irgendwann, irgendwie und irgendwo stattfinden. So haben wir alle maximale Flexibilität.

«Wir alle haben maximale Flexibilität.»
Michaela Kuhn HR + Mitglied der Geschäftsleitung ipt

Weshalb entschied sich ipt, die klassischen Jahresgespräche auf Frequent Check-ins umzustellen?

Früher hatten wir zwei offizielle Gespräche, organisiert von HR. Wir wollten aus zwei Gründen umstellen. Erstens wollen die Mitarbeitenden mehr Eigenverantwortung für ihre Ziele erhalten, als auch ihre persönliche Weiterentwicklung vorantreiben. Zweitens wollten wir den zeitlichen Rhythmus flexibel gestalten, so dass zeitgerechtes Feedback über die Leistung ausgetauscht wird. Bei Jahreszielen stellt sich oft die Problematik, dass man am Ende des Jahres nicht mehr weiss, ob und wie gut die Ziele erreicht sind. Seit 2017 sind wir zudem dabei, die Feedbackkultur zu stärken und haben eine Form der Beurteilung gesucht, in der wir kontinuierliches Feedback leben.

Und was wird denn jetzt genau an so einem Check-in besprochen?

Es werden Ziele besprochen, aktualisiert oder auch mal deren Priorisierung geändert. Oder es werden neue Ziele vereinbart. Diese Flexibilität ist im agilen Consulting Business besonders wichtig, weil die Arbeit sehr abwechslungsreich ist. Natürlich können Ziele auch jederzeit erreicht und gemeinsam beurteilt werden. Schön zu beobachten ist, dass alle abgeschlossenen Ziele eine geschriebene Beurteilung vom Mitarbeitenden und dem GL-Mitglied beinhalten. Das war früher anders (schmunzelt), denn es gab nur Beurteilungen von den Personalveranwortlichen.

Aber so können die Mitarbeitenden indirekt die Bewertung ihrer Boni beeinflussen, oder? 

Nein, nein, die Bewertung hat keinen Einfluss auf den Bonus (lacht). Bei ipt gibt es keinen individuellen Bonus. Das würde nicht zu unserer Firmenkultur passen. Wir wollen, dass man sich gegenseitig hilft und unterstützt. Wir möchten keine Einzelkämpfer. Darum wird der Bonus, abhängig vom wirtschaftlichen Erfolg der Firma, proportional gleichmässig auf alle Mitarbeitenden verteilt.

«Der Bonus wird, abhängig vom wirtschaftlichen Erfolg der Firma, proportional gleichmässig auf alle Mitarbeitenden verteilt.»
Michaela Kuhn HR + Mitglied der Geschäftsleitung ipt

Was ist aus deiner Sicht die grösste Auswirkung von Frequent Check auf die Mitarbeitenden?

Ich glaube, die grösste Auswirkung ist, dass die Mitarbeitenden sich wirklich als treibenden Teil des Prozesses verstehen. Sie müssen sich proaktiver einbringen. Das ist der Mindset Change.

Und wie kommen die agilen Frequent Check-ins bei den Mitarbeitenden an?

Ich habe gutes Feedback von den Mitarbeitenden erhalten. Es finden mehr Gespräche statt, als vor der agilen Struktur. Und viele nutzen es, die Gespräche auch Online oder per Telefon zu führen. Die grösste Herausforderung für eher zurückhaltende Mitarbeitende ist die geforderte Proaktivität. Aber wir sind in einem guten Kontakt mit unseren Mitarbeitenden und evaluieren das System fortlaufend. Einige Mitarbeitende erzählen auch, dass die Hürde, mit der GL ins Gespräch zu kommen, kleiner geworden ist. So wird der direkte Draht zwischen GL und Mitarbeitenden gestärkt. Das liegt auch HR sehr am Herzen, weil der direkte Draht in die GL ein Anker unserer Kultur ist.

«So wird der direkte Draht zwischen GL und Mitarbeitenden gestärkt – das liegt auch HR sehr am Herzen.»
Michaela Kuhn HR + Mitglied der Geschäftsleitung ipt
ipt_47178_Close.jpg

Und wie geht’s weiter? Was steht demnächst auf dem Plan in der Organisation der ipt?

Möglichst schlanke und schnelle Prozesse, flache Hierarchien und ein optimales Coaching System bleiben weiterhin unsere Ziele. 2017 haben wir die ipt-Strategie zusammen mit unseren Mitarbeitenden überarbeitet. Die Erweiterung der Beraterkompetenzen wie Kundenbeziehungen gestalten oder Verantwortung übernehmen rückt nun in den Fokus. Das Erlernen solcher Kompetenzen auf neue Art und Weise wollen wir vorantreiben. Das steht also als Nächstes an (schmunzelt).