Verwaltung: Von Bürokratie zur «Digitalisierungs-Fabrik»

Eine öffentliche Verwaltung mit begrenzten Ressourcen und einem extrem diversen und komplexen Aufgabenspektrum: von der Regulierung über fachliche Messungen bis hin zu Verbandsbeschwerderecht. 

Die zentrale Frage: Wie baut man zielgerichtete, vom Fach akzeptierte digitale Lösungen, die sich auch mittelfristig finanziell lohnen?

Wir stellen unseren Ansatz zur systematischen Umsetzung mit wiederverwendbaren Komponenten vor und erklären, wieso Partizipation, Standardisierung und Partnerschaft die Erfolgskriterien für eine erfolgreiche digitale Transformation sind.

Der Aufbruch in der Verwaltung: Digitale Innovation von innen verankern

Der erste und entscheidende Schritt war die Initiative zu mehr Digitalisierung. Anstatt die Innovation von oben zu verordnen, setzte man auf einen partizipativen Ansatz, um die Digitalisierung direkt in den Fachabteilungen zu verankern.

Die Mitarbeitenden wurden so selbst zu Innovatoren. Sie pitchten ihre Ideen, stimmten gemeinsam über Prioritäten ab und entschieden mit, welche Lösungen wirklich gebraucht werden. Kein Top-Down-Diktat, sondern Innovation von der Basis. 

Dieser Weg stellte sicher, dass die entwickelten Projekte einen echten Bedarf aus der Praxis adressierten. So wurde aus einer Vielzahl von Einzelinitiativen eine strategische Roadmap, die von der gesamten Organisation getragen wurde.

Die wichtigste Hürde der Akzeptanz der Benutzer:innen wurde somit von vornherein genommen.

Der Werkzeugkasten: Technische Umsetzung der Digitalisierung mit System

Statt 20 Einzellösungen – ein Baukastensystem. Stell dir vor, die Applikationen müssen nicht jedes Mal neu erstellt werden, sondern verwenden vorgefertigte Module: Genau das haben wir digital umgesetzt. Mit nur 4 Grundbausteinen können wir 80 % aller Digitalisierungsanforderungen abdecken.

Die meisten Interaktionen zwischen der öffentlichen Verwaltung und ihren Kund:innen, egal ob Organisationen oder Bürger:innen, beginnen mit einem Antrag oder der Angabe von spezifischen Daten und genau dort setzen wir an: 

1. Die Formularlösung als Basis der Umsetzung 

Für einfache, kundenfreundliche Digitalisierungen dient das Formularsystem als unser Standard-Baustein, der eine schnelle Umsetzung ohne Programmierkenntnisse ermöglicht. 

Für einen Grossteil der Anwendungsfälle, wie zum Beispiel Anmeldepflicht für Exporte, ist die beschaffte Formularlösung das Mittel der Wahl. Sie ist weit mehr als ein simples Online-Formular:

• Dynamische Benutzerführung: Die Formulare passen sich intelligent an die Eingaben der Nutzer an. Unnötige Felder werden ausgeblendet, was die Übersichtlichkeit erhöht und Fehler reduziert. Verglichen mit einem statischen Word-Dokument, in dem immer alle Optionen sichtbar sind, ist das eine massive Verbesserung der Erfahrung der Benutzer:innen.
• Integriertes Prüfverfahren: Validierungen und Plausibilitätsprüfungen können direkt im Formular hinterlegt werden. Falls Rückfragen an den:die Antragsteller:in nötig sind, kann dieser «Ping-Pong»-Prozess direkt in der Formular-Umgebung abgewickelt werden, ohne Medienbrüche.
• Effiziente Formularerstellung: Mit der eingesetzten Formularlösung können einfache Formulare ohne grossen Aufwand und technisches Know-how erstellt werden. Auch komplexere Formulare, z.B. mit externer Validierung, können erstellt werden.

Mit diesem leistungsstarken Werkzeug kann bereits ein Teil der Dienste, welche die öffentliche Verwaltung anbietet, effizient und kund:innenfreundlich digitalisiert werden.

2. Das Composable Backend für komplexe Fälle

Manchmal reicht ein Formular allein aber nicht aus, z.B. wenn ein eingehendes Formular einen Prozess auslösen soll oder die Daten im Formular aufbereitet werden müssen. 

Wenn komplexe Backend-Logik, die Anbindung von Drittsystemen oder aufwändige Verarbeitungsprozesse erforderlich sind, kommt unsere zusammensteckbare Backend-Architektur auf AWS ins Spiel (Abb. 1).

Anstatt für jedes Projekt das Rad neu zu erfinden, haben wir ein modulares System aus vier standardisierten Bausteinen definiert:

• Datenbank: Zur persistenten Speicherung der Daten.
• aforms REST API: Eine Schnittstelle, über die Daten sicher aus den Formularen ins Backend übertragen werden, stellt sicher, dass die Datenübertragung sicher verläuft. 
• Webapplikation: Für Benutzeroberflächen, die über die Möglichkeiten eines Formulars hinausgehen.
• Prozess-Engine: Zur Abbildung und Automatisierung von komplexen, mehrstufigen Arbeitsabläufen.

Im Sinne einer «Composable Architecture» können diese Bausteine je nach den spezifischen Anforderungen eines Arbeitspakets flexibel kombiniert werden. Dadurch lassen sich Lösungen einfach an die diversen fachlichen Anforderungen anpassen. Die Standardisierung der Composable-Komponenten beschleunigt die Entwicklung enorm und sorgt für eine konsistente, wartbare Lösungslandschaft.

Ein gutes Beispiel für die grosse Diversität gibt der Vergleich unserer Export- und Mobilfunkdatenqualitäts-Applikationen. Die erste wird über ein Formular von Exporteur:innen angestossen und über eine Web-Applikation lässt sich der Status der Prozess-Engine überwachen und exportieren. Die zweite besteht nur aus einer Webapplikation für den Vergleich von Parametern von Sendemasten mit den erlaubten Werten. Beide können auf demselben Technologie-Stack mit unterschiedlichen Komponenten abgebildet werden.

Der entscheidende Faktor für den Erfolg der Digitalisierung: Technologie ist nur die halbe Miete

Technologie allein baut keine Brücken in einer komplexen Organisation. Der grösste Erfolgsfaktor im Digitalisierungsprojekt ist die enge Partnerschaft zwischen den Fachexperten des Kunden und dem technischen Umsetzungsteam (ipt - Innovation Process Technology).

Die Fachexpert:innen, mit ihrem tiefen Wissen über Prozesse und gesetzliche Rahmenbedingungen, wurden zu den tatsächlichen Product Ownern der Lösungen. Durch agile Zyklen und eine konstante Feedbackschleife stellen wir sicher, dass jede Anwendung nicht nur technisch funktioniert, sondern den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden auch wirklich vereinfacht.

Die Digitalisierungs-Fabrik der Verwaltung brummt: Vom Prototyp zur Serie

Das Ergebnis der kombinierten Strategie ist beeindruckend und beweist: Moderne Verwaltung ist keine Utopie, sondern eine Frage des richtigen Ansatzes. In nur neun Monaten konnten wir vier produktive Applikationen umsetzen und den Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Die Lösungen vereinfachen den Arbeitsalltag und eliminieren repetitive, fehleranfällige Arbeit.

Was wurde in Zahlen erreicht: 

• In einem Fall konnte eine 30%-Stelle eingespart werden, die nun den Fokus auf wertstiftende Arbeit legen kann
• Die Kontrolle der Qualität der Mobilfunkdaten, die früher mehrere Stunden in Anspruch nahm, ist nun in nur fünf Minuten erledigt.
• Neue Prozesse können innerhalb von Wochen digitalisiert werden

Und die Produktion läuft erst warm: Für 2026 sind noch 6 weitere Applikationen geplant. Mit der zunehmenden Reife der Composable-Backend-Architektur profitiert der Kunde von Skaleneffekten. 

Vergleichbar mit einem Autohersteller ist der Kunde von Prototypen zur Serienproduktion übergegangen, ohne dabei auf die Berücksichtigung individueller Fachwünsche verzichten zu müssen.